ライティングツール

Asanaの使い方〜記事作成代行会社の場合〜

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

世には多数のタスク管理ツールが存在しますが、弊社では「Asana」を使用しています。カスタマイズが可能なAsanaの特性を活かし、ライターの進捗状況をリアルタイムで把握できるように運用しています。弊社のように、プロジェクトごとのタスク管理が必要な記事作成代行会社にぴったりのツールではないでしょうか。今回は、実例をもとにAsanaの使い方をご紹介します!

Asanaって何?

という方もいらっしゃるかもしれないので、まずはAsanaについて軽くご紹介します。

Asanaの概要

こちらが公式サイト。弊社の導入時は日本語未対応でしたが、2021年4月現在は、ばっちり日本語が使えます。

Asanaの主な役割は、プロジェクトの進行を管理すること。個人でも利用できますが、チームメンバーと共有することもできます。自分の仕事だけでなく、全員の仕事を俯瞰できるのが魅力のひとつです。

各種業務ツールと連携させられる

Asanaはたくさんのツールと連携可能です。代表的なものではGmail・Googleドライブ・Microsof Teams・Adobe Creative Cloud・Slack・Googleカレンダー・OneDriveなどなど……多すぎて書ききれません!

アプリとの連携

こちらに一覧ページがあるので、よろしければチェックしてみてください。現在お使いのツールと連携させられるかもしれません。

使ってみてわかったAsanaのメリット

ケーズオフィスでAsanaを導入してから、プロジェクト管理の効率が上がりました! 実際に使ってみて「良いな~」と思った部分を紹介していきます。

わざわざ主張しなくても誰が何をしているかわかる

Asanaで進捗管理していると、社員の状況をリアルタイムで可視化できます。各自が納期を厳守しなければならない記事作成代行サービスにとって、欠かせないツールといえます。

以下が弊社のプロジェクト一覧画面です。公式サイトによると、このスタイルは「かんばんボード」と呼ばれるものだそう。

ビギナーズガイド:かんばんボードとは?

※タスク名とユーザーアイコンを隠したら、ケチャップをこぼしたみたいになりました!

ケーズオフィスでは、「案件管理」と名付けたプロジェクトにすべてのタスクカードを集め、現状どんな仕事がどのくらいあって、誰が担当しているのかを把握できるようにしています。いちいちチャットで連絡を入れたり、日報を書いたりしなくても大丈夫! この点で業務効率化につながりました。

なお、プロジェクトのボード画面には「セクション」と呼ばれる縦の区切りをつくれます。つい最近、弊社ではセクションの改良を実施しました。

現在は、以下のような項目を設けて進捗管理しています!

共有・連絡

社員全員が常にボードを見ているため、休んだ人向けの連絡事項や社員間の共有事項などは、こちらに書くことにしています。いつでも見えるところにあるので忘れにくい!

受注予定・承認待ち

ご発注いただく予定の案件や、クライアント様の承認を待っている案件は、こちらで待機となります。誰がどのくらいのボリュームの記事を執筆する予定があるのか一目でわかります。

受注確定

受注が決まり、納期も確定となった案件はこのセクションで管理します。現在進行中の記事作成が終わったら、受注確定したものから優先して着手します。

執筆着手

今まさに進行中の案件です。誠心誠意!書いております!

校正待ち

記事を書き終え、ほかの社員に校正を頼むタイミングでカードをこちらへ移動します。きちんと確認してから納品いたします!

納品

作成した記事をいよいよ納品する際、こちらへ移動します。完全に納品作業を終えられたら、タスク完了ボタンを押してカードを非表示に。そしてまた、新しい案件へ着手します。

カードに案件情報を詰め込んでおける

弊社では、1案件につきひとつのカードを作成しています。

カードをクリックすると、以下のように詳細画面が表示されます。

説明部分には、案件の執筆レギュレーションや注意事項を記入しておくと、チームでライティングする際の情報共有に便利です。

サブタスクを追加することで、案件をさらに詳細に整理して、必要に応じて業務の振り分けも行います。サブタスクごとに個別で日付も設定できますよ!

黄緑色の部分には、サブタスクにアサインされた社員のアイコンが表示されています。プロジェクトの担当者以外をアサインすることも可能です。

カードにタグを付けられる

Asanaのカードにはタグをつけておくことができます。弊社では以下のタグをつくって運用しています。

よく使うタグを色分けしておくと便利ですよ~。

タスクを完了すると可愛いモンスターが乱れ飛ぶ

頻繁に使うタスク管理ツールだからこそ、使っていて楽しいものが良いですよね。Asanaはそこらへんの工夫もしてくれているのが魅力です。

↓タスク画面の左上にある完了ボタン。

これを押すと……

はい、可愛い!!!

マスコットキャラクターが飛び出して、タスク完了を祝福してくれます。

登場キャラクターは何種類か存在します。毎回誰が出てくるか楽しみです。

マイタスクをカレンダー形式で見られる

自分のアサインされたタスクは、マイタスク画面からカレンダー形式で閲覧できます。

緑色のタスクは、案件管理プロジェクトにあるカードです。プロジェクトごとに色分けできるのが便利!

守秘義務の観点からこれだけしか載せていませんが、実際はもっとぎっちりスケジュールが詰まっています(忙しいアピール)。自分だけが閲覧できるタスクカードをつくって、日々のやることリストも運用しています。

プロジェクトごとのボードをつくれる

ここまでご紹介した通り、弊社全体のタスクは「案件管理」で管理されています。さらに、プロジェクトごとにボードをつくって管理する方法もあります。

プロジェクトごとにつくられたボードは、こんな感じ。弊社では、継続してご発注いただいているクライアント様ごとにボードを作成することが多いです!

概要タブには、文字通りプロジェクトの概要を書いておけます。タイムラインやダッシュボードなどの機能は、有料プランを契約すると使えます。

メッセージにはクライアント様からのフィードバックや、やり取りのログなどを載せています。

ファイルでは、カードに添付したファイルを一覧で確認できます。

継続案件で「前の記事ではどんな画像を使ったっけ……?」と迷ったときも、ここを見ればOK!

プロジェクトのボードは、ケーズオフィスの社員全員が閲覧できる設定になっています。案件ごとのアーカイブを残しておくことで、担当者が変更になった場合も引き継ぎしやすいのがメリットです。

プランは有料と無料どちらを使うべき?

Asanaは登録料金が不要で、誰でも無料で使い続けられます。有料プランに加入すれば、さらに多くの機能を使えるようになります。無料プランでも十分に業務で使えるので、まずは無料で始めてみて、欲しい機能があったら有料プランを契約してみると良いでしょう。

ちなみに、ケーズオフィスでは無料のBasicプランを利用しています。過去に有料プランを検討したこともありましたが、弊社の業務フローでは基本的にシンプルな進捗管理のみで済むケースが多いため、引き続きBasicプランでの運用となりました。

もちろん、Asanaの無料プランの内容が充実しているのもアップグレードせずに使える理由といえます。タスクやプロジェクトを無制限でつくれますし、二要素認証も使えますし。むしろ、まだ活用できていない機能もたくさんあるくらいです。よりAsanaを使いこなせたら、もっと業務効率化が進むかもしれませんね!

Asanaにはデメリットもある?

Asanaに問題があるのか、私自身のネット環境に問題があるのかは定かではないのですが、ときどき動きが重たいと感じることがあります。あとは、しれっとマイナーチェンジが行われていて「いつの間にか細かい部分の仕様が変わってた!」という経験も何度かあります。ただ、大幅に使い勝手が悪くなったと感じるアップデートは、今のところありません。

記事作成代行はAsanaで効率的に管理しているケーズオフィスにお任せください

弊社にとっては使い心地抜群のAsana。テレワークが中心となった現在では、特に活躍しているツールのひとつです。社員一同、Asanaによってしっかりとタスク管理されていることもあり、クオリティを重視しながら効率の良い執筆作業ができています。ビジネスブログやオウンドメディアなどの記事作成代行は、ぜひケーズオフィスへお任せください!

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

記事作成代行サービスについてのご案内

株式会社ケーズオフィスの記事作成代行サービスについては、こちらの記事でさらに詳しくご紹介しています。 ライティングのお見積もりやご相談は、どうぞお気軽にお問い合わせください。

サービスの詳細やお問い合わせはこちら

コメントを残す

*

このサイトはスパムを低減するために Akismet を使っています。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください